KDO_KOMin_01-2019

Mut zu digitalem Tapetenwechsel KDO-KUNDEN Die Samtgemeinde Elbtalaue setzt auf das kommunale Dokumenten-Management- System der KDO – insgesamt wurden dabei etwa 400.000 Dokumente migriert. KOM:in berichtet über die Beweggründe der Samt- gemeinde und den Projektablauf. „Ein DMS wechselt man ja nicht wie das Hemd – das will gut durchdacht sein. Auf Basis der Erfahrungen mit unserer bis- herigen Lösung haben wir zunächst den Markt sondiert. Das Angebot der KDO hat uns dabei absolut überzeugt“, berichtet Ralf Leist, EDV-Leiter der Samtgemeinde. „KDO-DMS&more ist nicht nur gezielt für die öffentliche Verwaltung entwickelt, was schon der integrierte Workflow ,Umlauf- mappe‘ vermuten lässt. Man profitiert zu- dem von einsatzfertigen Modulen, um die das System individuell ergänzt werden kann. Die Verwaltung muss das Rad also nicht neu erfinden. Diese Produktphilo- sophie schont unseren Aufwand und die Ressourcen in jeder Hinsicht.“ Neben den Standardfunktionen war eine intuitive Bedienbarkeit eines der Haupt- kriterien. Die Mitarbeiter waren gewohnt, mit einem DMS zu arbeiten – ein Wechsel musste also hausweite Akzeptanz finden. Mit der KDO habe man zudem einen Partner gefunden, der die Schnittstellen- kompetenz für kommunale Fachverfahren von Haus aus mitbringt – ein deutlicher Vorteil gegenüber anderen Anbietern. „Das Modul Teams & Projekte ermög- licht uns eine fachdienstübergreifende Zusammenarbeit, die dabei die Zugriffs- rechte nicht verletzt“, zeigt sich Ralf Leist begeistert. „Wir können nun auch in die- ser Hinsicht digital zusammenarbeiten. KDO-DMS&more ist zu einem hausweiten Verwaltungscockpit geworden – so haben wir uns ein DMS immer vorgestellt!“ Migration lief reibungslos Zwei Samtgemeinde-Vertreter und die Berater der KDO nahmen beim Projekt- auftakt im Februar 2018 zunächst den Status quo der bisherigen Datenhaltung unter die Lupe. Auf dessen Basis galt es den verwaltungsspezifischen Aktenplan und die Datenmigration vorzubereiten. „Durch die Testmigrationen konnten die Daten- qualität und der reibungslose Ablauf der Echtmigration sichergestellt werden. Im Oktober 2018 startete der Kunde dann in eine mehrwöchige, hausweite Testphase“, berichtet Hergen Büsing, Bereichsleiter bei der KDO, über das Projekt. „Durch die gründliche Vorbereitung konnte die finale Umstellung im November 2018 komprimiert an einem Wochenende vollzogen werden, sodass es keine Ausfallzeiten gab. Seit- dem ist der Kunde im Echtzeitbetrieb.“ Ein Teamerfolg „Die Abstimmung erfolgte engmaschig, Projektzwischenstände sorgten für Trans- parenz – wir haben erfolgreich an einem Strang gezogen“, sind sich alle Beteiligten einig. Für Ralf Leist steht fest: „Der Wech- sel auf KDO-DMS&more hat sich für uns in jeder Hinsicht gelohnt. Als Nächstes planen wir die revisionssichere Archi- vierung der Dateien des Rechnungswork- flows und freuen uns schon darauf!“ Samtgemeinde Elbtalaue wechselt auf KDO-DMS&more Ralf Leist Samtgemeinde Elbtalaue r.leist@elbtalaue.de ¹ˆ Entscheidung mit Weitblick: Die Samtgemeinde Elbtalaue setzt auf KDO-DMS&more