KDO_KOMin_01-2019

Team DMS: D igitalisierung M acht S paß! ¹® KDO-KUNDEN Das Thema Digitalisierung ist nicht nur in aller Munde, sondern zieht sich wie ein roter Faden durch die Verwaltung. Das verlangt nach einem soliden Fundament: Als Querschnittstechnologie und Herzstück kommt hier ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ins Spiel. Mit KDO-DMS&more bieten Oliver Snay und seine Kollegen eine passgenaue Lösung. KDO-DMS&more ist bereits bei zahlreichen Verwaltungen – in Gemeinden, Samtgemeinden, Städten und Landkreisen – im Einsatz. „Wir setzen auf einen leichten und praxisgerechten Einstieg“, verdeutlicht Oliver Snay, neuer Produktmanager und erster Ansprechpartner im DMS-Team. „Deshalb lässt sich KDO- DMS&more nach dem Baukastenprinzip Schritt für Schritt erweitern – jede Verwaltung bestimmt selbst Umfang, Art und Tempo der Einführung und Nutzung.“ Digitale Archivierung und Workflow-Plattform in einem „Wir stellen mit KDO-DMS&more nicht nur ein Instrument zur digitalen Archivierung und Aktenführung bereit, wir digitali- sieren ganze Verwaltungsprozesse“, erläutert Oliver Snay. Von Beginn an sind dafür die Anforderungen der öffentlichen Ver- waltung sowie deren rechtliche Aspekte in die Entwicklung eingeflossen. Ergebnis ist eine Musterlösung, die sich indivi- duell anpassen lässt. „Auch in puncto Aktenplan sind wir fle- xibel. Der Vorteil: Die Projektaufwände bleiben absolut über- schaubar – daran können wir uns messen lassen.“ Was einfach klingt, ist das Ergebnis jahrelanger Arbeit des hauseigenen Entwicklerteams und der kooperativen Zusammen- arbeit mit dem Hersteller, der Ceyoniq GmbH, die mit nscale die Basistechnologie für KDO-DMS&more bereitstellt. Die Inte- gration von kommunalen Fachverfahren spielt dabei eine große Rolle. „Aber was das angeht, hat die KDO quasi ein Heimspiel – da liegt eine unserer Kernkompetenzen.“ Gut aufgestellt für die Zukunft Die Kommunen honorieren dieses Engagement. „Der starken Nachfrage ist die KDO rechtzeitig und mit Weitblick begegnet“, berichtet Hergen Büsing, Bereichsleiter bei der KDO. Man habe personell aufgestockt. So zählen heute bereits elf Kollegen zum DMS-Team, die sich ausschließlich um die Einführungsprojekte, Kundenbetreuung, Technik und die stetige Weiterentwicklung der Lösung kümmern. Hausintern sei man bestens vernetzt, so- dass man sich darüber hinaus jederzeit der Kompetenzteams anderer Fachbereiche und des KDO-Projektmanagements bedie- nen könne. Oliver Snay betont: „Es gibt kaum einen Kollegen, dessen Produktbereich das Thema DMS nicht tangiert. Wir in- spirieren uns gegenseitig. Das trägt zur Qualität der Lösungen und Projekte bei. Die Zusammenarbeit macht unheimlich Spaß.“ Er ergänzt mit einem Lächeln: „Wir sind derzeit sozusagen alle ein bisschen im DMS-Fieber!“ Ein starkes Team für kommunales Dokumentenmanagement Oliver Snay, KDO 0441 9714-1346 oliver.snay@kdo.de Die KDO-Experten für kommunales Dokumenten- management (v. l. n. r.): Oliver Snay und Hergen Büsing