KDO_KOMin_01-2019

KDO-PARTNER IT-Infrastruktur ist kosten- und zeitintensiv. Statt einen eigenen Mail-Server zu betreiben, können Verwaltungen auch Exchange-Post- fächer im Rechenzentrum der KDO hosten. Der Landkreis Friesland hat diese Lösung jetzt für alle 700 Postfächer realisiert. Ein standardisiertes Mail-System und mehr Sicherheit waren die Ziele des Landkreises Friesland bei der Entscheidung für eine neue Kommunikationslösung – KDO-Exchange Groupware. Für Sylke Lübben, Leiterin der IT-Steuerung, war die Auslagerung der Postfächer in ein sicheres Rechenzentrum der richtige Schritt. „Die Verwaltung und Betreuung professioneller Mail-Software wird immer komplexer. Mit dem Hosting der Exchange-Postfächer müssen wir nicht weiter in Server und Schulungen inves- tieren. Wir nutzen vielmehr die fachliche Kompetenz der KDO, um einen sicheren Betrieb zu gewährleisten.“ Umstellung leicht gemacht Um eine effiziente Projektabwicklung zu erreichen, wurde nach Aufnahme des Ist- und Soll-Zustandes ein individuelles Mig- rationskonzept erarbeitet: „Einen Landkreis mit 700 Postfächern umzustellen bedarf einer umsichtigen Planung“, erklärt Robin- Stuart Wilson, Teammanager Postfach und Berechtigungen bei der KDO. Als Projekt- leiter setzt er auf offene Kommunikation, transparente Dokumentationen und klar strukturierte Projektpläne. „Die Umstellung verlief reibungslos und auch im Nach- gang gab es nur wenige Nacharbeiten. Maßgeblich dafür war die hervorragende Zusammenarbeit mit der IT-Steuerung und IT-Technik des Landkreises.“ Sebastian Schmidt, Projektleiter beim Landkreis Friesland, bestätigt: „Das Teamwork war ausgezeichnet. Es wurden klare Meilen- steine gesetzt und eingehalten. Die Auf- gabenteilung zwischen unserer IT und der KDO war genau geregelt. So wusste jeder, was er zu tun hatte.“ Gemeinsames Erfolgsrezept der beiden: Die Mitarbeiter wurden von Anfang an mit eingebunden, haben den Prozess begleitet und ihr Wissen und Feedback eingebracht. „Das schafft Vertrauen und Akzeptanz für Neuerungen.“ Die Zukunft kann kommen Ergebnis ist eine moderne Kommunika- tionslösung, die von der KDO ständig aktu- ell gehalten wird und mit weiteren Optionen Fixe, planbare Kosten für Ihre Groupware-Lösung Umfassender Schutz durch das KDO-Hochleistungsrechenzentrum Hohe Ausfallsicherheit durch redundante Systeme Hohe Datensicherheit (Datensicherung, Virenschutz, Spamfilter) Betrieb und Aktualisierung durch die Exchange-Experten der KDO Maßgeschneiderte Beratung Individuelles Beratungsangebot zur Implementierung und Nutzung Ihrer Groupware Individuelle Migrationskonzepte und professionelles Projektmanagement Optionale Zusatzprodukte KDO-Mobil: Anbindung mobiler Endgeräte KDO-MDM: Verwaltung mobiler Endgeräte KDO-KomBox: sicherer Austausch von Dateien Anbindung von Gateways: EGVP, De-Mail, beBPo ausgebaut werden kann. „Momentan prüft jeder Fachbereich, wie wir als gesamte Kreisverwaltung von dem Funktionsreich- tum von Exchange profitieren können – vom Teamkalender bis zur Ressourcen- verwaltung“, erläutert Sebastian Schmidt. Parallel hat der Landkreis Friesland mit der Einführung des Dokumentenmanagement- systems KDO-DMS&more schon das nächste große Projekt angestoßen. „Wir verfolgen u. a. das Ziel, das DMS mit Exchange zu verknüpfen. Somit wäre die Langzeitarchi- vierung der Mails – und damit die notwen- dige Dokumentation des Verwaltungs- handelns – optimal gelöst“, gibt Sylke Lübben abschließend einen Einblick in die IT-Strategie des Landkreises Friesland. 700 Postfächer umgestellt KDO-Exchange Groupware Landkreis Friesland setzt auf KDO-Exchange Groupware Die Vorteile im Überblick