KDO_KOMin_02-2019

Waren- wirtschaft ERP- System ERP- System EDIFACT, Betriebe & Unternehmen PDF iDoc usw. E-Rechnung* Das E-Rechnungs-Portal der KDO bringt die E-Rechnung „auf Kurs“! Der Gesetzgeber verpflichtet öffentliche Auftraggeber, Rechnungen ab dem 18. April 2020 in elektronischer Formempfangen und verarbeiten zu können. Die Frist zur Umsetzung ist seit Langem bekannt. Wer bis heute nicht dafür gerüstet ist, wird dies spätestens in den kommenden Monaten nachholenmüssen. Dennoch herrscht in vielen Verwaltungen eine gewisse Skepsis vor. Man sieht sich nicht nur vor einer technischen, sondern vor allem vor einer organisatorischen Herausforderung. So stellt z. B. der Eingang von Rechnungen in den unterschiedlichs- ten Dateiformaten Kommunen genauso vor Herausforderungen wie die unterschiedlichen Übertragungs- und Empfangswege. „Unter einer E-Rechnung versteht man eine Rechnung im bloßen Daten- format: XRechnung, ZUGFeRD, iDoc, EDIFACT etc. Sie bestehen aus strukturierten Datensätzen ohne optischen Komfort“, verdeut- licht Oliver Snay, Produktmanager Dokumentenmanagement und E-Services bei der KDO. Abhilfe schafft das E-Rechnungs-Portal der KDO. Es nimmt die Hürden und wird gleichzeitig der europäi- schen Richtlinie 2014/55/EU gerecht. Der Ablauf dabei ist denkbar einfach: Die Kommunen werden initial im Portal eingerichtet bzw. freigeschaltet. Lieferanten können sich selbstständig und kostenlos im Portal als Rechnungssteller registrieren und damit auf sämt- liche angemeldete Verwaltungen zurückgreifen. Das E-Rechnungs-Portal der KDO Die Plattform bietet Lieferanten die Möglichkeit, eine Rechnung direkt im Standard XRechnung hochzuladen. Des Weiteren kön- nen in einem anderen System erzeugte strukturierte Rechnungen eingereicht und bei Bedarf konvertiert werden. Die Anbindung von ERP-Systemen erfolgt in der Regel per EDI (electronic data interchange). Diese Daten werden dann individuell an die Empfän- gerkommune weitergeleitet. „Das Besondere: Kleine Unternehmen, die ihre Rechnungen noch klassisch ausstellen, können die Rech- nungsdaten künftig direkt im E-Rechnungs-Portal (Web-Brow- ser) erfassen“, erklärt Oliver Snay. Viele komfortable Funktionen sorgen für Anwenderfreundlichkeit und Akzeptanz. Bei Bedarf kann auch eine PDF-Datei für die eigene Buchhaltung herunter- geladen werden. „Der Rechnungseingang bei der Kommune erfolgt individuell – wie gewünscht.“ KDO-GovManager: individuell gestalteter Rechnungseingang Denn die Praxis zeigt, dass nicht jeder Fachbereich die eingehenden E-Rechnungen ohne Weiteres verarbeiten kann. Dieser Herausfor- derung wird das Portal mit der Einbindung des KDO-GovManagers gerecht. Mit seiner Unterstützung wird der E-Rechnungs-Transfer pro Kommune und Fachbereich individuell konfiguriert, sodass alle gängigen Zielsysteme wie Finanzwesen und DMS berücksichtigt werden. Auch die Ausgabe als PDF-Datei ist möglich – beispiels- weise für die Belegablage im DMS oder zur Visualisierung in Fachverfahren. „Sie als Kommune geben den Weg vor“, bringt es Oliver Snay auf den Punkt. Titelthema 14