KDO_KOMin_02-2019

Immer alles im Blick Die Gemeinde Rastede setzt in der Liegenschafts- und Gebäudeverwaltung auf die digitale Bestellakte von KDO-DMS&more Die Aufgabe der Gemeinde Rastede ist es, die ihrer Verantwortung übergebenen Gebäude und Grundstücke werterhaltend zu bewirtschaf- ten. Für eine übersichtliche Budgetplanung und stetige Kontrolle der finanziellen Mittel setzt die Ammerländer Kommune auf das Zusam- menspiel der KDO-Auftragsverwaltung in KDO-doppik&more (SAP) mit der digitalen Bestellakte des Dokumentenmanagement-Systems KDO-DMS&more. In vielen Bereichen des Finanzwesens existieren sehr große Budgets, so auch für die Gebäudeunterhaltung der Gemeinde Rastede. „In der Praxis ist es natürlich so, dass für Einzelmaßnahmen, z. B. die Sanierung einer Grundschule, nicht unbegrenzt Gelder zur Ver- fügung stehen“, erläutert Michael Hollmeyer, Kämmerer in Rastede. „Vielmehr bilden wir mit der KDO-Auftragsverwaltung komfortabel verschiedene Budgets und verwalten diese entsprechend.“ Die Auf- tragsverwaltung ist ein Zusatzmodul von KDO-doppik&more und fügt sich nahtlos in die bestehende Finanzmanagement-Lösung der Rasteder ein. Transparenz in der Budgetkontrolle Michael Hollmeyer erklärt weiter: „Bleiben wir beim Beispiel Grundschulsanierung. Für diese Maßnahme müssen logischer- weise Aufträge generiert werden, die an die beteiligten Handwerker versandt werden. Dies ist nur möglich, wenn die Haushaltsmittel für die Grundschulsanierung in KDO-doppik&more eingeplant wurden.“ Sind die Mittel vorhanden, generieren die Mitarbeiter des Bauamtes das Auftragsschreiben. Dabei werden wichtige Angaben wie der Ort der Sanierung, der Ansprechpartner vor Ort usw. einfach per Dropdown-Menü eingefügt. Gleichzeitig wird die Auftrags- summe im Budget der Finanzwesen-Software KDO-doppik&more vorgemerkt. „Dies entlastet die Kollegen im Bauamt nachhaltig“, weiß Michael Hollmeyer. Die ausgelösten Bestellungen werden bei Bedarf im Nachgang arbeitsplatzübergreifend geprüft. Haushalts- rechtliche Ermächtigungen können nicht überschritten werden. Auch die Umbuchung von Haushaltsmitteln ist möglich. Revisionssichere Archivierung aller Dokumente Die während des Projektes anfallenden Dokumente wie Ange- bote, Anmerkungen und Aufträge werden revisionssicher in der digitalen Bestellakte in KDO-DMS&more archiviert. So geht kein Schriftgut verloren. Zahlreiche Suchmöglichkeiten vereinfachen die Arbeit für Vorgesetzte, Sachbearbeiter und das Rechnungs- prüfungsamt. Aufgrund der Bestellungen gehen Rechnungen bei der Gemeinde Rastede ein. „Zukünftig können durch die Nutzung des Rechnungseingangs-Workflows von KDO-DMS&more Kopien der Rechnungsdokumente automatisch in den Bestellakten abgelegt werden“, gibt Hergen Büsing, Bereichsleiter bei der KDO, einen Ausblick auf die Weiterentwicklung der Lösung. Michael Hollmeyer sieht weiteres Potenzial für die digitale Maß- nahmen- und Auftragsverwaltung. „Hauptaugenmerk für das kommende Jahr legen wir allerdings auf das hausweite Ausrollen des digitalen Rechnungseingangs-Workflows.“ Perspektivisch plant die Gemeinde zudem die Einführung der digitalen Vertrags- und Personalakte. Das Rathaus als Dreh- und Angelpunkt der Digitalisierung: Gemeinde Rastede setzt auf fachübergreifende IT-Entlastung Schwerpunkt Finanzwesen 20