KDO_KOMin_02-2019

Erwartungen erfüllt Mit dem Umstieg auf Infoma newsystem bereitet die Landwirtschaftskammer Niedersachsen die Umsetzung des § 2b UStG vor Die Sonderprogrammierung zur anteiligen Vorsteuerberechnung gab seinerzeit den Ausschlag für die Entscheidung zugunsten des Finanz- wesens Infoma newsystem. Nach knapp zweijährigem Einsatz ziehen die Verantwortlichen ein positives Fazit. High Noon in Oldenburg: Pünktlich um 12 Uhr ploppt bei den Mitarbeitern der Landwirtschaftskammer Niedersachsen (LWK) eine Benachrichtigungsmail auf, wenn im integrierten Rechnungs- workflow der seit 2018 eingesetzten Finanzsoftware Infoma new- system neue zu bearbeitende Belege vorliegen. Bei dem jährlich anfallenden Volumen eine hilfreiche Funktion – und nur eine der damaligen Anforderungen an Dienstleister KDO und Software- anbieter Axians Infoma. Hohes Verarbeitungsvolumen bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen Mehr als 50.000 gescannte Dokumente konnten die Oldenburger im vergangenen Jahr bereits vollintegriert verarbeiten. „Die LWK verfügte schon vor 2018 über einen digitalen Rechnungsworkflow für Eingangsrechnungen, sodass sich Abläufe wie die Dokumen- tentrennung von Eingangsrechnungen und das Weiterleiten der Dokumente an verschiedene Organisationseinheiten übernehmen ließen“, erklärt Dr. Jutta Wibke Freymuth, Leiterin Sachgebiet Rechnungswesen und Controlling, das hohe Verarbeitungsvolu- men. Aber auch der Wunsch nach automatischer Verbuchung von Belegen ist mittlerweile Realität. Dabei wird nach der Anordnung der Dienststelle eine Vorschlagsliste im Rechnungswesen generiert und nach der Prüfung auszahlungswirksam gebucht. Gleichzeitig wurden im Bereich der Gebührenbescheide/Rech- nungen direkt in Infoma newsystem rund 80.000 Bescheide sowie 10.000 Mahnungen und Vollstreckungsankündigungen erstellt. Bewährte Sonderprogrammierung Bei der damaligen Entscheidung ausschlaggebend war die extra in Infoma newsystem entwickelte Sonderprogrammierung zur anteiligen Vorsteuerberechnung. Und die hat sich bewährt – auch wenn im ersten Einsatzjahr noch die eine oder andere Anpassung erfolgte, darunter die Einbin- dung eines Gültigkeitsdatums in der Einrichtung der MwSt- Produktbuchungsgruppe so- wie die Anpassung anteiliger Vorsteuer bei Geschäftsvor- gängen mit Auslandsumsät- zen. Programmierung und Weiterentwicklungen werden bei der Umsetzung von §2bUStG sehr hilfreich sein. „In die insgesamt positive Bilanz gehört zudem der ebenso fristgerecht wie fachlich und technisch gut umgesetzte erste Jahresabschluss“, zeigt sich Dr. Freymuth mit dem bisherigen Verlauf zufrieden. Zwar wendet die LWK den nie- dersächsischen Kontenrahmen für Kommunen an, die Aufstellung einer Bilanz und GuV erfolgt jedoch auf der Grundlage des HGB und wird durch ein Wirtschaftsprüfungsunternehmen geprüft und testiert. Im Vorfeld unterstützt durch einen KDO-Workshop, konnte das Sachgebiet Rechnungswesen und Controlling alle zeit- lichen Vorgaben einhalten und den Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts dem Niedersächsischen Ministerium für Ernährung, Landwirtschaft und Verbraucher- schutz übergeben. Aktuell erarbeitet das LWK-Team gemeinsam mit der KDO ein Konzept zu den Themen E-Rechnung und E-Payment. Ziel ist neben der Implementierung eines Online-Zahlverfahrens die Ein- führung eines QR-Codes auf allen Ausgangsrechnungen sowie deren elektronischer Versand als PDF-Anhang einer E-Mail. Schwerpunkt Finanzwesen 21