KDO_KOMin_2_2017

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Transparente Prozesse
durch digitale Rechnungsbearbeitung
Seit Jahresanfang wird ein Großteil der Rechnungen beim Landkreis Wesermarsch nicht mehr auf Papier be-
arbeitet, sondern digital. Damit werden die Prozesse transparenter und schneller. Bei dem hohen Rechnungs-
aufkommen eines Landkreises ergibt sich durch eine digitale Rechnungsbearbeitung zum einen eine Arbeits-
erleichterung, zum anderen gestaltet sich die Bearbeitung transparenter und es werden Druckkosten gespart.
„Das war ein schnelles und unkompliziertes Projekt und die Verbes-
serungen haben sich schnell bemerkbar gemacht“, resümiert Maren
Würger, Fachdienstleiterin für Finanzen, die Einführung eines Do-
kumentenmanagements (DMS) für den Rechnungseingang.
Nach umfangreichen Vorarbeiten, insbesondere Abstimmungen
und Arbeiten der EDV, die etwa sechs Monate Zeit in Anspruch
genommen haben, werden seit dem Jahresanfang alle Eingangs-
rechnungen zentral gescannt und mit den wesentlichen Meta-
daten (Kreditor, Rechnungsnummer, Skontosatz etc.) versehen.
Dabei können auch Rechnungen im PDF-Format komfortabel
verarbeitet und im DMS „verschlagwortet“ werden. Anschlie-
ßend werden die Rechnungen automatisch mittels Workflow an
die Fachdienste weitergeleitet, entsprechend bearbeitet, signiert
und verbucht. Die Originalbelege werden zentral archiviert und
können bei Bedarf von den Mitarbeitern angefordert werden. Bis
Mitte Juni wurden so bereits Tausende von Rechnungen erfolg-
reich verarbeitet. Durch die Möglichkeit der Bearbeitung über
Massenanordnungen wird die Verteilung, Prüfung und Signatur
durch das System weiter vereinfacht.
Schnell und transparent
„Mit der digitalen Rechnungsbearbeitung wird der gesamte Pro-
zess beschleunigt und ist absolut transparent. Das ist für unser Fi-
nanzwesen ein großer Vorteil“, erläutert Maren Würger. „Mit nur
wenigen Mausklicks kann man jetzt einsehen, bei welchem Sach-
bearbeiter sich eine Rechnung gerade befindet. Für unsere Liqui-
ditätsplanung ist es optimal, dass wir jederzeit ermitteln können,
welche Rechnungen demnächst zur Auszahlung gelangen“, ergänzt
sie. Gleichzeitig hat der Landkreis Wesermarsch mit der digitalen
Rechnung den ersten Schritt in Richtung Einführung der E-Rech-
nung in den nächsten Jahren getan.
Relevante Anwendungen erfolgreich angebunden
Eine besondere Herausforderung im Projekt war die Einbindung
einer Lösung aus dem Gebäudemanagement. Denn während im
Finanzwesen KDO-doppik&more genutzt wird, eine Software auf
der Basis von SAP ERP, arbeitet das Liegenschafts- und Gebäu-
demanagement mit einem Modul von Infoma newsystem. Für
Astrid Bäkermann, verantwortliche Projektleiterin beim Land-
kreis, war die Einrichtung einer entsprechenden Schnittstelle
Voraussetzung für die Einführung eines DMS beim Landkreis
Wesermarsch. Diese Schnittstelle wurde geschaffen und die Mit-
arbeiter können nun sowohl in KDO-doppik&more wie auch in
newsystem arbeiten.
Entlastung für Mitarbeiter spürbar
Durch Plausibilitätsprüfungen erkennt der Rechnungsein-
gangsworkflow darüber hinaus Dubletten und verhindert so
Doppelauszahlungen. „Das ist ein deutlicher Fortschritt, denn
der manuelle Abgleich bzw. das Suchen bei Papierrechnungen
war aufwendig“, erklärt Bäkermann weiter. Auch aus den Rück-
meldungen der Mitarbeiter des Landkreises ergibt sich, dass die
digitale Rechnungsbearbeitung als Vereinfachung gesehen und
akzeptiert wird.
Maren Würger, Landkreis Wesermarsch