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Durch die Digitalisierung von Prozessen können Kommunen Kosten
reduzieren. Das hat die Gemeinde Edewecht eindrucksvoll unter
Beweis gestellt – mit dem Rechnungsworkflow Infoma newsystem
und einer Evaluation durch die NSI Consult.
Der elektronische Rechnungsworkflow macht Prozesse transpa-
renter, beschleunigt die Abläufe und spart so am Ende Geld. Hier-
von profitiert auch die Gemeinde Edewecht aus dem Landkreis
Ammerland. Nico Pannemann, Fachbereichsleiter Innere Dienste
und Bürgerservice in Edewecht, begleitete die Einführung der
Lösung von Infoma newsystem federführend: „Wir gehen davon
aus, dass wir jährliche Einsparungen in Höhe von 30.000 Euro
haben werden. Das ist beeindruckend.“
Analyse und Optimierung der analogen Prozesse
Startschuss für das Projekt in Edewecht war eine Betrachtung
der internen Prozesse durch die NSI Consult schon weit vor der
Einführung der Software. „Es war wichtig und spannend, die
analogen Abläufe vor der Digitalisierung zu optimieren. Die ex-
terne Unterstützung war dabei ein absoluter Gewinn“, erklärt
Nico Pannemann. „Für uns allein wäre das unter den damaligen
Umständen nicht leistbar gewesen.“ Die Analyse-Ergebnisse wur-
den gemeinsam mit den Mitarbeitern aus dem Rathaus geprüft
und ein idealer Soll-Prozess wurde abgeleitet. Auf dieser Basis
führte die KDO den digitalen Rechnungsworkflow von Infoma
newsystem ein – schrittweise pro Fachbereich. Bereits nach wenigen
Monaten war die Umstellung vollzogen.
Einsparung durch digitale Rechnungsbearbeitung
Die gelebte Praxis wurde im Herbst 2017 evaluiert – erneut unter-
stützt von der NSI Consult. Dabei wurde der jetzt digitale Prozess
der Rechnungsbearbeitung anhand von Mitarbeiterbefragungen
und Arbeitsplatzbeobachtungen geprüft und bewertet. Die Erkennt-
nisse zeigen, dass weitere Optimierungsansätze vorhanden sind.
Das größte Einsparpotenzial ist aber durch die Umstellung auf
den neuen Workflow bereits realisiert worden. „Die Abläufe und
Verantwortlichkeiten sind klar strukturiert. Wir sind schneller
in der Bearbeitung und einen Gesamtüberblick gibt es jetzt auf
Knopfdruck“, zeigt sich Nico Pannemann rundum zufrieden.
Schritt für Schritt zur digitalen Kommune
Die Gemeinde Edewecht wird ihre digitale Erfolgsgeschichte weiter-
schreiben. „Unser Ziel ist es, KDO-DMS&more, unser Dokumenten-
Management-System, flächendeckend auszurollen“, gibt Nico
Pannemann einen Ausblick. „Hierfür bedarf es allerdings noch
einiger Vorarbeit.“ Parallel stehen die Services im Bürgerbüro stark
im Fokus. Neueste Errungenschaft: ein Self-Service-Terminal
(SST) der Bundesdruckerei, an dem neben dem Foto weitere bio-
metrische Daten aufgenommen werden. Anschließend verwendet
der Sachbearbeiter diese sofort für die Antragstellung des neuen
Personalausweises (nPA), Reisepasses oder Kinderreisepasses.
TITELTHEMA
Jährliche Einsparungen
von 30.000 Euro
Gemeinde Edewecht profitiert vom digitalen Rechnungsworkflow
Nico Pannemann
Gemeinde Edewecht
pannemann@edewecht.deWind der Veränderung: Die Gemeinde Edewecht stellt sich den
Herausforderungen der Digitalisierung
KUNDEN-
UND PARTNERTAGEN
23. & 24.10.2018
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