KDO_KOMin_2_2017

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Ordnungsamt, die täglich mit den Fachverfahren
arbeiten und diese entsprechend kennen, ein-
gebunden werden müssen. Dies geschah
anhand zweistündiger Prozessinterviews
durch einen Berater der PICTURE GmbH.
Die Befragungen halfen, sich einen
Überblick über vorhandene Struktu-
ren, Zuständigkeiten und Schnitt-
stellen wie z. B. die verwendeten
IT-Anwendungen, die Zuständig-
keiten für die Betreuung der un-
terschiedlichen IT-Dienste oder den
abteilungsübergreifenden Einsatz
von IT-Verfahren zu verschaffen. Ferner
stand die Abfrage von organisationsbezogenen Verbesserungs-
vorschlägen im Vorder-
grund. Die so erhaltenen
Daten ermöglichten es, eine
prozessuale Darstellung der
Abhängigkeiten zwischen
unterschiedlichen Syste-
men zu visualisieren. Einer
wirtschaftlichen und zu-
kunftsorientierten Ausrich-
tung der IT-Infrastruktur
und einem geordneten Out-
sourcing in die KDO-Cloud
steht somit nichts mehr im
Wege.
Die PICTURE GmbH hat mit ihrer Expertise im Bereich
der Geschäftsprozesse und dem Branchenfokus
öffentliche Verwaltung ein Vorgehen ent-
wickelt, mit dem sich im Rahmen eines
Prozessscreenings genau die Prozes-
se identifizieren lassen, die für die
reibungslose Migration der eige-
nen IT-Landschaft in die Cloud-
Lösung der KDO von besonderem
Interesse sind. „IT-Outsourcing
ist vor allem dann eine Opti-
on, wenn Tätigkeiten nicht zum
Kerngeschäft zählen. Um diese Tä-
tigkeiten überhaupt identifizieren zu
können, ist es ratsam, die Rolle der IT und die IT-Anforderungen
im eigenen Haus zu klären.“ Erst dann könne bestimmt werden,
welche Aufgaben für eine Auslagerung in Frage kämen, so Niels
Kohrt, Kundenberater der PICTURE GmbH.
Entlastung der eigenen IT-Abteilung
In einem gemeinsamen Projekt von PICTURE mit der KDO wur-
de bei der Samtgemeinde Elbmarsch im Landkreis Harburg das
IT-Outsourcing auf den Weg gebracht. Ziel des Projektes war es,
für Entlastung im IT-Bereich zu sorgen, damit sich die hausin-
terne IT mit ihren überschaubaren Personalressourcen auf das
IT-Kerngeschäft bzw. IT-strategische Themenstellungen wie z. B.
die Einführung eines DMS konzentrieren kann. Im Rahmen eines
Auftakt-Workshops wurde das Projektziel mit einer Erwartungs-
abfrage und einem konkreten Zeitplan für die prozessorientierte
Bestandsaufnahme der IT-Verfahren, die in die KDO-Cloud mig-
riert werden sollten, abgestimmt und festgelegt.
Einbindung der Mitarbeiter
Es wurde schnell deutlich, dass Mitarbeiter aus den Fachabtei-
lungen wie z. B. Finanzen, Personal, Bauamt und Meldewesen/
TITELTHEMA
Aufräumen 4.0: prozessorientiert in die Cloud
Wer die Migration der eigenen IT in die zukunftsweisende Cloud-Lösung der KDO anstrebt, sollte sich im Rahmen
eines IT-Outsourcing-Projekts nicht nur Gedanken über die rein technische Perspektive eines solchen Vorhabens
machen, sondern auch die organisationsbezogenen Prozesse im eigenen Hause betrachten. Unterstützung bei
der Strukturierung und Durchführung dieses Projektes bietet die PICTURE GmbH.
Niels Kohrt,
PICTURE GmbH